Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales

1. Objeto

A través de la presente, WIMBU S.A.S., sociedad comercial que se identifica con el número de NIT 901.016.444, establece su Política para el Tratamiento y Protección de los Datos Personales que recolecte en virtud del ejercicio de su objeto social. En ese sentido, en la presente se establecen los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, tratamiento, circulación y supresión de los datos personales suministrados por clientes, usuarios, proveedores, contratistas, empleados y/o público en general, los cuales serán tratados por WIMBU S.A.S. de conformidad con lo establecido en el régimen general de protección de datos que integran la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 886 de 2014, el Decreto 1081 de 2015 y las demás normas que la modifiquen, adicionen, complementen o reglamenten y, de manera especial, con los procedimientos y prácticas de gobierno corporativo de la sociedad comercial.

2. Alcance

La Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales que a continuación se presenta aplicará a todas las bases de datos y/o archivos que contengan datos personales y sean objeto de tratamiento por WIMBU S.A.S., quien actúa en calidad de Responsable del Tratamiento de datos personales que le suministran o sean captados de sus empleados, contratistas, clientes actuales, pasados y potenciales, proveedores, aliados comerciales y posibles interesados en los servicios y productos de la empresa, en adelante denominados: los Titulares.

3. Definiciones

Para los efectos de la presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales, se entiende por:

Área responsable de la atención a peticiones, quejas, reclamos y consultas: las peticiones, quejas, reclamos y consultas formuladas por los titulares de datos serán atendidas por el área de Talento Humano, adscrita a la misma.
Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
Aviso de privacidad: comunicación escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual le informa acerca de la existencia de la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales que le será aplicable, la forma de acceder a esta y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a sus datos personales.
Base de Datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
Calidad del dato: el dato personal sometido a tratamiento deberá ser veraz, completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible. Si los datos personales no cumplen con dichos criterios, WIMBU S.A.S. deberá abstenerse de someterlos a tratamiento. De ser posible, le solicitará al Titular su completitud o corrección.
Circulación restringida: los datos personales sólo serán tratados por aquel personal de WIMBU S.A.S. que dentro de sus funciones tenga a cargo tal actividad. No podrán entregarse datos personales a quienes no cuenten con autorización o no hayan sido habilitados por WIMBU S.A.S.
Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato público: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Dato sensible: información que afecta la intimidad de las personas o cuyo uso indebido puede generar discriminación por origen racial o étnico, orientación política, convicciones filosóficas o religiosas, pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales o de derechos humanos, datos de salud, vida sexual y biométricos, entre otros.
Dato semiprivado: información que no es de naturaleza íntima, reservada ni pública, cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como es el caso de los datos financieros, crediticios o las actividades comerciales.
Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Información digital: toda aquella información que es almacenada o transmitida por medios electrónicos y digitales como el correo electrónico u otros sistemas de información.
Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. Para los efectos de la presente política se entiende que el Responsable del Tratamiento es la sociedad WIMBU S.A.S.
Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

4. Principios que rigen el tratamiento de datos personales

El tratamiento de los datos personales que recolecte WIMBU S.A.S. en desarrollo de su objeto social estará sujeto a los principios que establece el régimen general de protección de datos para la interpretación y aplicación de la Ley 1581 de 2012, que se exponen a continuación:

Principio de finalidad: el Tratamiento de los datos debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
Principio de necesidad y proporcionalidad: los datos personales registrados en la base de datos deben ser los estrictamente necesarios para cumplir las finalidades del Tratamiento. En tal sentido, deben ser adecuados, pertinentes y acordes con las finalidades para los cuales fueron recolectados.
Principio de temporalidad: el período de conservación de los datos personales en nuestra base de datos debe ser el necesario para alcanzar la finalidad para la cual los hemos recolectado.
Principio de libertad: el Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular de los datos. Por ello, los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial.
Principio de veracidad: la información sujeta a Tratamiento debe ser cierta, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No está permitido el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: en el Tratamiento se debe garantizar el derecho del Titular a obtener de WIMBU S.A.S., en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de los datos personales que le conciernan.
Principio de acceso y circulación restringida: los datos personales, salvo la información pública, solo pueden estar en Internet cuando el acceso sea técnicamente controlable para otorgar un conocimiento restringido únicamente a los Titulares de los datos personales o a terceros autorizados.
Principio de seguridad: el responsable y encargado del tratamiento de los datos personales deberán cumplir con todas las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales, que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

5. Obligaciones

Esta política es de obligatorio cumplimiento para WIMBU S.A.S.

6. Responsable y encargado del tratamiento de datos

Para los efectos de la presente política, el responsable del tratamiento de los datos personales de los Titulares es la sociedad WIMBU S.A.S., sociedad comercial que se identifica con el número de NIT 901.016.444.

Domicilio: Calle 118 No. 19-52, Bogotá, Colombia

Teléfono: (571) 307 3654

Correo electrónico: [email protected]

7. Tratamiento y finalidades

Los datos personales que son incluidos en las Bases de Datos de WIMBU S.A.S. provienen de la información recopilada en ejercicio de las actividades de su objeto social como: vínculos comerciales, contractuales, laborales o de cualquier otra índole con sus usuarios, clientes, proveedores, contratistas, empleados y/o público en general. Por lo anterior, WIMBU S.A.S. tiene diversas Bases de Datos las cuales se clasifican en diferentes grupos dependiendo de su naturaleza, composición y finalidades para el Tratamiento.

La información suministrada por el Titular solo será utilizada para los propósitos aquí señalados y, una vez cese la necesidad del Tratamiento de los Datos Personales, los mismos podrán ser eliminados de las Bases de Datos de WIMBU S.A.S. o archivados en términos seguros a efectos de solo ser divulgados cuando la ley así lo exija.

El tratamiento de las bases de datos que realizará WIMBU S.A.S. será el de acopiar, recolectar, almacenar, procesar, usar y transmitir o transferir (según corresponda) los datos personales, atendiendo de forma estricta los deberes de seguridad y confidencialidad ordenados por la normatividad vigente, cuyas finalidades son:

7.1. Con relación a la base de datos de clientes

Bases de datos que tienen información de personas jurídicas y/o naturales que han adquirido productos o servicios de WIMBU S.A.S. para su propio uso, comercialización a terceros y a potenciales clientes, en relación con:

El cumplimiento del objeto social de WIMBU S.A.S.
El desarrollo, ejecución y cumplimiento de la relación contractual que el titular tenga con WIMBU S.A.S.
El cumplimiento de deberes legales, contables, comerciales y regulatorios.
La realización de análisis estadísticos, comerciales, estratégicos, financieros, sociales y técnicos.
Brindar información sobre la programación de servicios, efectuar seguimiento a los mismos y evaluar la prestación de los servicios.
Confirmar los datos necesarios para la entrega de productos y/o prestación de servicios.
Llevar a cabo los trámites de atención de PQRS presentadas ante la sociedad.
El control y la preservación de la seguridad de las personas, bienes e información de WIMBU S.A.S., para lo cual se podrán consultar distintas bases de datos y fuentes, tales como bases de datos de la Policía Nacional, Contraloría, Interpol, FBI, SDNT list (o “Lista Clinton”), SARLAFT, centrales de riesgo crediticio, así como las redes sociales del Titular, en la forma en la que se encuentren dispuestas.
Prevenir y contrarrestar un eventual riesgo reputacional que pudiere afectar a WIMBU S.A.S., para lo cual se podrán consultar distintas bases de datos y fuentes, tales como bases de datos de la Policía Nacional, Contraloría, Interpol, FBI, SDNT list (o “Lista Clinton”), SARLAFT, centrales de riesgos crediticios, así como las redes sociales del Titular, en la forma en la que se encuentren dispuestas.
Proveer los productos y servicios requeridos directamente o a través de terceros, y recibir retroalimentación.
Confirmar compras de productos efectuadas vía web o por cualquier otro método no tradicional.
Evaluar la calidad de nuestros productos y servicios.
Realizar encuestas de satisfacción.
Preparar estudios de mercado que permitan establecer preferencias de consumo o determinar hábitos de pago.
Realizar actividades de georreferenciación y estudios estadísticos.
Comprobación y verificación de la identidad y antecedentes penales, disciplinarios, financieros y crediticios de los titulares.
Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a las sociedades subsidiarias, filiales o afiliadas a WIMBU S.A.S., aliados comerciales o a otras sociedades o personas nacionales y/o internacionales que WIMBU S.A.S. encargue para realizar el tratamiento de la información y cumplir con las finalidades descritas en la presente Política y el objeto de la relación comercial o civil con los Titulares, o para que dichos terceros asuman la posición de responsables.
Durante los procesos de auditoría internos como externos.
Transmitir, transferir y suministrar, a título gratuito u oneroso, la información y datos personales de los Titulares a aliados comerciales nacionales y/o internacionales para que estos contacten a los Titulares para ofrecerles sus productos, información o servicios que a juicio de WIMBU S.A.S. puedan ser de interés del Titular.
Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a terceros nacionales y/o internacionales, en aquellos casos en que WIMBU S.A.S. participe en procesos de fusión, integración, escisión, liquidación y/o enajenación de activos.
Realizar estudios de crédito, cobranza o riesgo crediticio.
Gestión de facturación y cobro.
Verificación de datos a través de consulta a Bases de Datos públicas o centrales de riesgo.
Realizar la consulta y reporte de las obligaciones a las centrales de riesgo crediticio.
Implementar programas de fidelización.
Envío de información a través de diferentes medios, sobre eventos, actividades, productos, servicios y, en general, información asociada a la actividad de la sociedad comercial.
Realizar campañas de publicidad y mercadeo para ofrecer descuentos o promociones de productos o servicios propios o de terceros con los que la sociedad comercial tenga algún convenio.
Adelantar convenios comerciales, eventos o programas institucionales directamente o en asocio con terceros.

7.2. En relación con la base de datos de empleados, contratistas, pensionados, personas que ya se han retirado de la sociedad comercial y perfiles para procesos de selección objetiva (licitaciones y convocatorias) o cualquier tipo de contratación

Base de datos que tiene información de empleados, contratistas y aspirantes cuyas hojas de vida se presentan en procesos de selección objetiva y/o convocatorias ante entidades públicas, empresas privadas u organismos internacionales o banca multilateral, relacionada con:

Datos personales relacionados con: nombre y apellidos, nacionalidad, estado civil, domicilio, tipo y número de identificación, libreta militar, tarjeta profesional, huella dactilar, caligrafía, fecha y lugar de nacimiento, dirección de correspondencia, teléfono de contacto, correo electrónico, historial laboral, clínico o de salud, académico y patrimonial, experiencia laboral, experiencia profesional y/u oficios, referencias, información sobre posibles inhabilidades, incompatibilidades y/o conflictos de intereses en el sector público, antecedentes comerciales o información financiera, judiciales, disciplinarios y familiares con otras empresas o con entidades públicas, fotografías recientes, imágenes en cámaras de vigilancia; historia clínica ocupacional; nombre, número de identificación, teléfono, sexo, fecha y lugar de nacimiento, lugar de trabajo, cargo o profesión del cónyuge o compañero permanente de empleados y contratistas y de sus parientes hasta el cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad y/o primero civil, y cualquier otro dato que fuere necesario para lograr las finalidades descritas.
La información que recolecta la sociedad con el fin de preservar la seguridad de WIMBU S.A.S. y así analizar y verificar la información de sus empleados, colaboradores, contratistas y de aquellos que participen en procesos de selección.
Conservar y administrar la información de la relación laboral o contractual con los Titulares.
El cumplimiento de deberes legales, contables, comerciales y regulatorios.
El control y la preservación de la seguridad de las personas, bienes e información de WIMBU S.A.S.
Cumplir el objeto de la relación laboral, civil o contractual en general que se hubiere adquirido con los Titulares.
Proteger la salud de los empleados y contratistas de WIMBU S.A.S.
Prevenir y constatar la presunta comisión de delitos y/o contravenciones por parte de los empleados, contratistas y aspirantes, para lo cual se podrán consultar distintas bases de datos y fuentes, tales como bases de datos de la Policía Nacional, Contraloría, Interpol, FBI, SDNT list (o “Lista Clinton”), SARLAFT, así como las redes sociales correspondientes, en la forma en la que se encuentren dispuestas.
Prevenir y contrarrestar un eventual riesgo reputacional que pudiere afectar a WIMBU S.A.S., para lo cual se podrán consultar distintas bases de datos y fuentes, tales como bases de datos de la Policía Nacional, Contraloría, Interpol, FBI, SDNT list (o “Lista Clinton”), SARLAFT, así como las redes sociales correspondientes, en la forma en la que se encuentren dispuestas.
Selección de personal, administración de contrataciones, manejo de relaciones laborales y cumplimiento de las obligaciones derivadas de la misma, otorgamiento de beneficios a sus empleados por sí mismo o a través de terceros, así como permitir el acceso de los empleados a los recursos informáticos de la Empresa.
Selección de perfiles para convocatorias y licitaciones en las cuales se presente WIMBU S.A.S.
Llevar un registro de las sanciones disciplinarias, multas y/o sanciones pecuniarias impuestas a contratistas y empleados de WIMBU S.A.S.
La realización de análisis estadísticos, comerciales, financieros, sociales y técnicos.
Comprobación y verificación de la identidad y antecedentes penales, disciplinarios, financieros y crediticios de los Titulares.
Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a aquellos terceros encargados de administrar el sistema de seguridad social en Colombia, así como a empresas aseguradoras.
Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a terceros, en aquellos casos en que se presente sustitución del empleador o en aquellos casos en que WIMBU S.A.S. ceda su posición contractual.
Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a terceros, con el fin de dar referencias laborales y/o profesionales sobre los Titulares.
Administración de la relación laboral existente.
Envío de comprobantes, reportes y certificaciones.
Envío de información sobre beneficios derivados de la relación y otorgados por WIMBU S.A.S. o por terceros con los que éste tenga convenio.
Consulta en bases de datos públicas para verificación de antecedentes.
Seguimiento a horarios de ingreso y salida de empleados.
Realización de pagos, aportes y reportes a las entidades de seguridad social, fondos de pensiones y cesantías, empresas aseguradoras y cajas de compensación familiar.
Realización de procesos disciplinarios, llamados de atención y terminación de relación laboral.
Envío de información sobre convocatorias laborales.
Realización de entrevistas, encuestas, pruebas psicotécnicas, evaluaciones médicas y otro tipo de pruebas y exámenes orientados a validaciones requeridas para la relación laboral.
Seguimiento de asistencia a eventos, reuniones y capacitaciones.
Envío de información a través de diferentes medios, sobre eventos, actividades, productos, servicios y, en general, información asociada a la actividad de la sociedad comercial.
Evaluar la calidad de nuestros productos y servicios.

7.3. En relación con los proveedores y aliados comerciales

Bases de datos que contienen información de proveedores y aliados comerciales de cualquier tipo de bienes y servicios para WIMBU S.A.S.:

Elaboración de contratos, órdenes de compra o servicios, informes, facturas y reportes relacionados con la relación comercial sostenida entre las partes.
Verificación de datos a través de consulta a bases de datos públicas o centrales de riesgos.
Gestión de anticipos, facturas y cuentas de cobro.
Envío de información a través de diferentes medios, sobre eventos, actividades, productos, servicios y, en general, información asociada a la actividad de la sociedad comercial.
Realizar campañas de publicidad y mercadeo para ofrecer descuentos o promociones de productos o servicios propios o de terceros con los que la Empresa tenga algún convenio.
Adelantar convenios comerciales, eventos o programas institucionales directamente o en asocio con terceros.
Envío de información sobre beneficios, eventos, nuevos productos y servicios, trámites, convocatorias, invitaciones a cotizar y, en general, información asociada a la actividad de la Empresa.
Realizar encuestas de satisfacción, estudios de mercado y sobre asuntos asociados con la relación contractual.
El uso de certificaciones o similares en procesos de selección objetiva y/o convocatorias públicas, privadas o multilaterales.

7.4. En relación con las relaciones corporativas

Bases de datos que contienen información de grupos de interés tales como: miembros de junta directiva, familiares de empleados, visitantes, invitados y participantes de actividades de innovación, entre otros:

Conocimiento de terceros con quienes la sociedad tiene relación y realiza transacciones, para dar cumplimiento a la reglamentación sobre prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo.
Administración de la relación contractual, legal o comercial que existe entre WIMBU S.A.S. y el Titular.
Dar cumplimiento a obligaciones legales de información a los entes administrativos, así como a las autoridades competentes que así lo requieran.
Compartir con terceros que colaboran con la sociedad comercial y que, para el cumplimiento de sus funciones, deban acceder a la información, tales como proveedores de servicios de mensajería, agencias de publicidad, contact center, empresas de seguridad y vigilancia, proveedores de servicios de software, entre otros. Estos terceros están obligados a mantener la confidencialidad de la información a la que tienen acceso, todo lo cual se encuentra regulado mediante acuerdos suscritos con los mismos.
Soportar los procesos de auditoría de la sociedad comercial.
Seguimiento a las visitas realizadas a las instalaciones de la sociedad comercial.
Verificación de información en Bases de Datos públicas para validaciones de seguridad.
Realización de encuestas y estudios de mercado.
Envío de información a través de diferentes medios, sobre eventos, actividades, productos, servicios y, en general, información asociada a la actividad de la sociedad comercial.
Realizar campañas de publicidad y mercadeo para ofrecer descuentos o promociones de productos o servicios propios o de terceros con los que la sociedad comercial tenga algún convenio.
Adelantar convenios comerciales, eventos o programas institucionales directamente o en asocio con terceros.

7.5. Datos personales suministrados y forma de obtención

WIMBU S.A.S. podrá pedir expresamente a los Titulares información con el objetivo de recolectar, almacenar, acopiar, analizar y conservar los datos que sean necesarios para cumplir la finalidad de las bases de datos antes descritas. Asimismo, los Titulares podrán manifestar su autorización para el tratamiento de datos, además de escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas del titular de la información que le permitan concluir al responsable del Tratamiento, en este caso a WIMBU S.A.S., que se otorgó la autorización. En todos los casos debe quedar evidencia o prueba de dicha autorización.

7.6. Tratamiento de datos de carácter sensible

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012 son considerados datos de carácter sensible los siguientes: origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, datos relacionados con el estado de salud, orientación o condición sexual y los datos biométricos.

Teniendo en cuenta las características de WIMBU S.A.S., las actividades que desarrolla y las finalidades descritas en la presente Política, la sociedad requiere realizar tratamiento de algunos datos sensibles, en la forma y condiciones que se indican a continuación:

7.7. Información sensible relacionada con el estado de salud

WIMBU S.A.S. recopilará y hará tratamiento de los datos de salud de sus empleados y contratistas. Estos datos son de carácter sensible, por lo cual, de conformidad con lo dispuesto en las normas vigentes, se informa a los Titulares que no están obligados a suministrar los referidos datos o a autorizar su tratamiento. Una vez suministrados dichos datos y otorgado el correspondiente consentimiento, dichos datos serán recopilados y tratados únicamente para preservar y garantizar el bienestar de los titulares.

7.8. Datos biométricos, registros fotográficos y captación de imágenes por cámaras

WIMBU S.A.S. recopilará datos biométricos, registros fotográficos y captación de imágenes por cámaras de sus empleados, contratistas y colaboradores, tales como la huella dactilar, imágenes o similares. Estos datos son de carácter sensible, y por ello los Titulares no están obligados a suministrarlos. WIMBU S.A.S. garantizará que el tratamiento de estos datos se hará conforme a la ley y bajo estrictas medidas de seguridad.

7.9. Datos relacionados con menores de edad

WIMBU S.A.S. solamente usará, almacenará y realizará tratamiento de datos personales de menores de edad que sean hijos, descendientes o que dependan o estén a cargo de los empleados o contratistas de WIMBU S.A.S., y que sean de naturaleza pública. La finalidad de dicho tratamiento será únicamente la de planear y realizar actividades relacionadas con el bienestar personal y familiar de los empleados y los menores. Para tales efectos, la sociedad tendrá en cuenta el respeto y prevalencia de los derechos de los menores, su interés superior y sus derechos fundamentales. Sólo se podrá usar fotografías, videos o similares de los menores de edad con el escrito y expreso permiso de sus representantes legales.

7.10. Autorización para recolección y tratamiento de datos personales y otra información

Mediante el suministro voluntario de alguno de los datos personales en la forma señalada en el literal anterior y/o la autorización expresa verbal o por escrito, el Titular autoriza expresa o inequívocamente a WIMBU S.A.S. para recolectar datos personales y cualquier otra información que suministre, así como para realizar el tratamiento sobre sus datos personales, de conformidad con esta Política y la normativa vigente.

7.11. Tratamiento de los datos personales almacenados en las bases de datos

WIMBU S.A.S. solo usará, procesará y circulará los datos personales y otra información de los Titulares para las finalidades descritas y para los tratamientos autorizados en la presente política o en las leyes vigentes.

Teniendo en mente lo anterior, el Titular autoriza de manera expresa a WIMBU S.A.S. la recolección, uso y circulación de sus datos personales y otra información para los siguientes propósitos y en las siguientes circunstancias:

Establecer comunicación entre WIMBU S.A.S. y los Titulares para cualquier propósito relacionado con las finalidades que se establecen en la presente política, ya sea mediante llamadas, mensajes de texto, correos electrónicos y/o físicos.
Auditar, estudiar y analizar la información de las bases de datos para diseñar y ejecutar estrategias administrativas, laborales, de seguridad y financieras relacionadas con el personal de WIMBU S.A.S.
Suministrar la información y datos personales de los Titulares a las sociedades subsidiarias, filiales o afiliadas a WIMBU S.A.S., aliados comerciales o a otras sociedades o personas que WIMBU S.A.S. encargue para realizar el tratamiento de la información y cumplir con las finalidades descritas en la presente política y el objeto de la relación laboral o civil con los Titulares.
Con el fin de preservar la seguridad de WIMBU S.A.S., analizar y verificar la información de los empleados y colaboradores de la sociedad y de aquellos que participen en procesos de selección.
Transferir, transmitir y suministrar, a título gratuito u oneroso, la información y datos personales de los Titulares a aliados comerciales nacionales y/o extranjeros para que estos contacten a los Titulares para ofrecerles sus productos, información o servicios que a juicio de WIMBU S.A.S. puedan ser de interés del Titular.
Transferir, transmitir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a terceros, en aquellos casos en que WIMBU S.A.S. participe en procesos de fusión, integración, escisión y/o liquidación.
Verificar conflictos de intereses o posibles irregularidades en los nuevos contratistas y/o empleados de WIMBU S.A.S.
Realizar calificación de riesgo financiero, jurídico, comercial y de seguridad.
Consultar, almacenar y usar la información financiera obtenida de terceros administradores de bases de datos, previa autorización del Titular para dicha consulta.
Combinar los datos personales con la información que se obtenga de otros aliados o empresas o enviarla a los mismos para implementar estrategias comerciales conjuntas.
Cuando la información deba ser revelada para cumplir con leyes, regulaciones o procesos legales, para asegurar el cumplimiento de los términos y condiciones, para detener o prevenir fraudes, ataques a la seguridad de WIMBU S.A.S. o de otros, prevenir problemas técnicos o proteger los derechos de otros.
Auditar, estudiar y analizar la información de las bases de datos para diseñar estrategias comerciales, aumentar y/o mejorar los productos y servicios que ofrece WIMBU S.A.S.
Auditar, estudiar, analizar y utilizar la información de la base de datos para diseñar, implementar y desarrollar programas, proyectos y eventos.
Auditar, estudiar, analizar y utilizar la información de la base de datos para la socialización de políticas, proyectos, programas, resultados y cambios organizacionales.
Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a aliados estratégicos nacionales y/o extranjeros para que estos contacten a los Titulares para ofrecerles bienes y servicios de su interés, recibir ofertas de los titulares, invitar a la participación en programas, proyectos y eventos, socializar políticas, proyectos, programas, resultados y cambios organizacionales.
Enajenar o ceder los datos a terceros nacionales y/o extranjeros en casos como la sustitución patronal o del empleador y/o tercerización de actividades por parte de la Empresa; en cualquier caso, debe cumplirse la presente política establecida y la normativa vigente en la materia.
Las demás que sean necesarias para cumplir las finalidades descritas en la presente Política de Tratamiento.

7.12. Solicitud de autorización para nuevos usos

WIMBU S.A.S. podrá solicitar autorización de los Titulares para el uso o circulación de sus datos o información para propósitos diferentes a los expresados en la presente Política para el Tratamiento y Protección de Datos Personales, para lo cual publicará los cambios en la presente política en su página web https://wimbu.co/ o en cualquier medio que estime conveniente según el caso.

7.13. Almacenamiento de datos personales

El Titular autoriza expresamente a WIMBU S.A.S. para que éste lo almacene de la forma que considere más oportuna y cumpla con la seguridad requerida para la protección de los datos de los Titulares.

7.14. Medidas de seguridad para la protección de los datos personales y otra información

Las medidas de seguridad con las que cuenta WIMBU S.A.S. buscan proteger los datos de los Titulares en aras de impedir su adulteración, pérdida, usos y accesos no autorizados. Para ello, WIMBU S.A.S. de forma diligente implementa medidas de protección humanas, administrativas y técnicas que razonablemente están a su alcance. El Titular acepta expresamente esta forma de protección y declara que la considera conveniente y suficiente para todos los propósitos.

8. Derechos de los Titulares

Conforme a la legislación vigente, los Titulares tienen el derecho de conocer, actualizar, rectificar su información y/o revocar la autorización para su tratamiento. En particular, son derechos de los Titulares según se establece en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012:

Conocer, actualizar y rectificar datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido.
Solicitar prueba de la autorización otorgada.
Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que haga sus veces, las quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, el cual procederá cuando la autoridad competente haya condenado a la empresa por el tratamiento inadecuado de datos y/o haya incurrido en conductas contrarias a la Constitución y la normativa vigente.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
Conocer la política de tratamiento de datos de la entidad y, a través de ella, el uso o finalidad que se le dará a sus datos personales.
Identificar al responsable en WIMBU S.A.S. que dará trámite y respuesta a sus solicitudes.

9. Casos en los que no es necesaria la autorización de los Titulares

En los siguientes casos no es necesario pedir autorización expresa de los Titulares, pero sí debe cumplirse los demás deberes dispuestos en la ley:

Cuando la información es requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
En caso de hacer tratamiento de datos de naturaleza pública.
Casos de urgencia médica o sanitaria.
Para el tratamiento de información autorizada por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
Cuando se trata de datos relacionados con el registro civil.

10. Atención de peticiones, consultas y reclamos

El área encargada de atender las peticiones, consultas y reclamos de los Titulares para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos y revocar su autorización es el Área de Talento Humano de WIMBU S.A.S., en lo que corresponda.

11. Procedimiento para el ejercicio del derecho de habeas data

En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, WIMBU S.A.S. presenta el siguiente procedimiento y los requisitos mínimos para el ejercicio de los derechos de los Titulares:

En caso de que desee ejercer sus derechos, el Titular deberá enviar un correo electrónico o físico a las direcciones de contacto establecidas en la presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales. El procedimiento que se seguirá para dichas comunicaciones será el que se indica a continuación:
Peticiones y consultas sobre datos personales. Cuando el titular de los datos o sus causahabientes deseen consultar la información que reposa en las bases de datos, WIMBU S.A.S. responderá la solicitud en un plazo máximo de diez (10) días hábiles. En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará a los Titulares acerca de los motivos de la demora y se les señalará la fecha en que se atenderá su consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Revocación de autorización, retiro o supresión de la base de datos y reclamos sobre datos personales. Cuando el titular de los datos o sus causahabientes consideren que la información contenida en las bases de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante WIMBU S.A.S., el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

El reclamo se formulará mediante solicitud escrita dirigida a WIMBU S.A.S. con la identificación de los Titulares, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y se anexarán los documentos que se quieran hacer valer.
Si el reclamo resulta incompleto, WIMBU S.A.S. podrá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que WIMBU S.A.S. no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al Titular, con lo cual quedará relevada de cualquier reclamación o responsabilidad por el uso, rectificación o supresión de los datos.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al Titular los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. El retiro o supresión no procederá cuando exista un deber contractual de permanecer en la base de datos de WIMBU S.A.S.

12. Contacto

Cualquier duda o información adicional será recibida y tramitada mediante su envío a las direcciones de contacto establecidas en la presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales.

Correo electrónico: [email protected]

Dirección: Calle 118 No. 19-52, Bogotá, Colombia

Teléfono: (571) 307 3654

13. Vigencia de la base de datos

Los datos personales incorporados en las bases de datos estarán vigentes durante el plazo necesario para cumplir sus finalidades, o lo que equivale a decir, en un período igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumplan las finalidades, y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar la información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.

14. Cambios en la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales

Cualquier cambio en las políticas de Tratamiento será comunicado oportunamente a los Titulares mediante la publicación en nuestros portales web.

15. Legislación vigente

La legislación nacional vigente en materia de protección de datos personales está contenida en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 886 de 2014, el Decreto 1081 de 2015 y las demás normas que la modifiquen, adicionen, complementen o reglamenten.

16. Vigencia de la Política de Tratamiento de Datos Personales

La presente política rige a partir de su publicación en los canales de comunicación empresarial.